Fragen und Antworten zur digitalen Krankschreibung (eAU)

Seit dem 1. Oktober 2021 haben Arztpraxen die Möglichkeit, die Krankschreibung für die Krankenkasse direkt und digital an uns zu übermitteln.

Die digitale Krankschreibung, oder auch eAU, steht für elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Das ist Ihre Krankschreibung, die in digitaler Form direkt und sicher von Ihrer Arztpraxis an uns übermittelt wird.

Wenn die Arztpraxis an die notwendige Technik angeschlossen ist, werden die Arbeitsunfähigkeitsdaten digital an die IKK Südwest übertragen. Nimmt Ihre behandelnde Praxis am digitalen Übermittlungsverfahren teil, erhalten Sie nur noch die Ausfertigung für Ihre Unterlagen und einen weiteren Durchschlag für Ihren Arbeitgeber oder die Agentur für Arbeit. Legen Sie Ihrem Arbeitgeber weiterhin den Durchschlag in Papierform vor.

Gilt das neue digitale Verfahren für alle Ärztinnen und Ärzte?

Ja, die eAU gilt für alle Vertragspraxen in Deutschland.

• Ärztinnen und Ärzte können die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) seit dem 1. Oktober 2021 nutzen.
• Rechtlich verpflichtend ist die Übermittlung der eAU durch Arztpraxen zum 1. Januar 2022 geworden.

Was, wenn die Praxis noch keine eAU übermitteln kann?

In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten:

• In der ersten Variante erhalten Versicherte eine mittels Stylesheet erzeugte AU auf Papier. Die Patienten leiten diese Informationen dann an Krankenkasse und Arbeitgeber weiter.
• Ist auch das nicht möglich, händigen Ärztinnen und Ärzte im Krankheitsfall weiterhin den „gelben Schein“ (Muster 1) mit allen Durchschlägen aus.

Wann muss ich meine Krankmeldung bei der IKK Südwest einreichen?

Sie erhalten von Ihrem Arzt einen Ausdruck der Krankmeldung zur Vorlage bei uns

• Wenn Ihr Arzt noch nicht am elektronischen Verfahren zur Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsdaten teilnimmt.
• Falls der elektronische Versand nicht funktioniert.

Bitte reichen Sie die Krankmeldung bei uns ein. Es ist nicht notwendig, dass Sie die Krankmeldung im Original vorlegen.

Als Versicherter der IKK Südwest haben Sie mehrere Möglichkeiten, uns Ihre Krankmeldung zukommen zu lassen.

Was muss ich mit den anderen Ausdrucken machen, die ich von meiner Arztpraxis bekommen habe?

• Trotz der digitalen Krankschreibung erhalten IKK Südwest-Versicherte zwei Ausdrucke in Papierform. Einer ist für die eigenen Unterlagen bestimmt. Der zweite (ohne Angaben von Diagnosen) muss noch an den Arbeitgeber gesendet werden.
• Ab dem 1. Januar 2023 wird sich aber auch das ändern. Bis dahin werden die technischen Voraussetzungen geschaffen, damit wir alle relevanten Daten über Ihre Arbeitsunfähigkeit auch sicher an Ihren Arbeitgeber übermitteln können. Angaben zu Ihrem Arzt oder Ihrer Diagnose bleiben dabei selbstverständlich Privatsache.

Kann die IKK Südwest mir eine Übersicht meiner Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen zur Verfügung stellen?

• Grundsätzlich sollten Sie die Ausfertigung für Versicherte als Nachweise nutzen.
• Die IKK Südwest kann Ihnen auf Anfrage jedoch auch eine Übersicht Ihrer uns gemeldeten Arbeitsunfähigkeitszeiten zusenden.
• Bitte beachten Sie, dass wir diese Nachweise aus Datenschutzgründen immer nur Ihnen persönlich zusenden können. Außerdem dürfen wir Ihre Daten nicht länger als sechs Jahre speichern.
• Tipp: In der IKK-Südwest-App können Sie uns vorliegende Krankmeldungen unter eAU einsehen. Melden Sie sich einfach in der IKK-Südwest-App an.

Kann ich von meinem Arzt eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung per Telefon erhalten?

Eine telefonische Krankschreibung von bis zu 5 Kalendertagen ist möglich, sofern es sich um Krankheitsbilder mit „absehbar nicht schweren Verlauf“ handelt. Voraussetzung für die telefonische Krankschreibung ist, dass keine Videosprechstunde möglich ist und die Patientinnen und Patienten der Arztpraxis bekannt sind.

Des Weiteren kann die telefonische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für Patientinnen und Patienten ausgestellt werden, wenn für diese eine öffentlich-rechtliche Pflicht oder Empfehlung zur Absonderung besteht. Die Krankschreibung kann bis zu sieben Kalendertagen erfolgen, maximal bis zum Ablauf der Pflicht oder Empfehlung zur Absonderung.

Das digitale Übermittlungsverfahren wurde für alle Arztpraxen zum 1. Juli 2022 verpflichtend eingeführt. Ab dem 1. Januar 2023 soll die Weiterleitung der Arbeitsunfähigkeitsdaten an den Arbeitgeber ebenfalls nur noch digital erfolgen. Zuständig dafür sind nicht die Praxen, sondern die Krankenkassen. Sie stellen den Arbeitgebern die Informationen zur Arbeitsunfähigkeit elektronisch zur Verfügung. Arbeitgeber sind ab diesem Zeitpunkt verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsdaten erkrankter Mitarbeiter elektronisch bei deren Krankenkasse abzurufen.

Wie werden die Arbeitsunfähigkeitsdaten künftig an die Arbeitgeber übermittelt?

Wenn Mitarbeitende sich bei Ihnen krankmelden oder Sie durch Dritte über eine Arbeitsunfähigkeit informiert werden, können Sie über Ihre Software eine Anfrage an die IKK Südwest senden. Sobald uns die Arbeitsunfähigkeitsdaten von der Arztpraxis übermittelt wurden, erhalten Sie eine Antwort in Ihre Software zurück. Die gesamte Kommunikation rund um die Krankmeldung ist über den digitalen Datenaustausch sichergestellt.

Was müssen Arbeitgeber bei der Anfrage zur eAU beachten?

Wenn durch die Krankenkasse kein relevanter Arbeitsunfähigkeitszeitraum festgestellt werden konnte, erfolgt eine elektronische Rückmeldung mit Grund „4 = eAU oder Zeiten eines stationären Aufenthaltes liegen nicht vor“. Die Rückmeldung stellt für das Unternehmen eine Zwischennachricht dar, während die Krankenkasse weitere 14 Tage regelmäßig prüft, ob entsprechende eAU-Daten eingehen. Ist dies der Fall, werden die Daten ohne erneute Aufforderung übermittelt.

Müssen Arbeitnehmende weiterhin Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen vorlegen?

Arbeitnehmende müssen ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr in Papierform einreichen. Grundsätzlich sind Arbeitnehmende weiterhin verpflichtet, das Unternehmen unverzüglich über das Vorliegen der Arbeitsunfähigkeit und deren Dauer zu informieren, um Entgeltfortzahlungsansprüche geltend machen zu können.

Arbeitshilfen und FAQ

• Der GKV-Spitzenverband stellt die Grundsätze für die Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten und eine Verfahrensbeschreibung auf seiner Seite Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten (eAU) zur Verfügung.
• In den Fragen und Antworten zum Datenaustausch (FAQ) des GKV-Spitzenverbands finden Sie hilfreiche Informationen