Code of Conduct: Der Verhaltenscodex der IKK Südwest

Eine wesentliche Funktion des Code of Conducts ist es, alle Menschen im Unternehmen IKK Südwest angemessen auf geltende Gesetze und Unternehmensrichtlinien aufmerksam zu machen und für rechtliche Risiken im Berufsalltag zu sensibilisieren. Der Verhaltenskodex fasst Gesetze und sonstige Regeln zusammen, die für die IKK Südwest besondere Relevanz haben und Orientierungshilfe geben. Als verbindliche Leitlinie für gesetzeskonformes und ethisch verantwortungsvolles Handeln in der IKK Südwest definiert der Code of Conduct darüber hinaus den Standard für ein verantwortungsvolles Verhalten gegenüber Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit, aber auch im Umgang miteinander innerhalb des Unternehmens. Alle im Unternehmen Beschäftigten verpflichten sich, soweit diese Standards ihren Verantwortungsbereich betreffen, die darin festgelegten Grundsätze, einzuhalten. Darüber hinaus stellt der Verhaltenskodex auch einen Leitfaden zur angemessenen Entscheidungsfindung zur Verfügung und informiert über die vom Unternehmen bereitgestellten Verfahren, das heißt Möglichkeiten, um Rat zu suchen, vertraulich und sicher Bedenken bezüglich möglichen Fehlverhaltens zu äußern oder um Vorschläge zur Verbesserung von Compliance-Prozessen zu machen.

Von der IKK Südwest wird heute nicht nur erwartet, dass sie sich zur ihrer gesellschaftlichen Verantwortung bekennt, sondern auch den Nachweis erbringt, dass sie dieser gerecht wird. Durch die Übernahme von gesellschaftlicher Verantwortung positioniert sich die IKK Südwest als guter Partner in der Gesellschaft und schafft damit die Voraussetzungen für einen langfristigen Erfolg.

Mithilfe eines Code of Conducts und der darin veröffentlichten Sammlung von Richtlinien und/oder Regelungen, welche sich die IKK Südwest im Rahmen einer freiwilligen Selbstbindung auferlegt, dienen die formulierten Verhaltensanweisungen als grundlegende Handlungsorientierung für Mitarbeiter, um erwünschtes Verhalten zu kanalisieren bzw. unerwünschte Handlungen zu vermeiden.

1. Integrität

Wir stellen sicher, dass unsere Entscheidungen und unser Handeln mit dem Code of Conduct, dem anwendbaren Recht und den geltenden Vorschriften im Einklang stehen. Wir achten auf die Einhaltung der schriftlich fixierten Ordnung (zum Beispiel Organisations- und Kompetenzrichtlinien, Prozessbeschreibungen)

Wir sind uns in unserem Handeln und Entscheidungen stets möglicher Reputationsrisiken bewusst. Wir stellen bei unseren Äußerungen im Internet und in sozialen Netzwerken sicher, dass der IKK Südwest kein Schaden zugefügt wird.

Integres Verhalten jedes Einzelnen ist die Grundvoraussetzung für eine vertrauensvolle und partnerschaftliche Zusammenarbeit. Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften in den Rechtsordnungen, in denen wir tätig sind, ist untrennbar mit unserer unternehmerischen Verantwortung und unseren Unternehmenswerten verbunden. In den Richtlinien des Vorstandes der IKK Südwest hinsichtlich Compliance sind alle weitergehenden und grundlegenden Anforderungen an das Verhalten eines jeden Einzelnen schriftlich festgehalten.

Die aufsichtsrechtlichen Bestimmungen sind unabhängig vom Code of Conduct zu beachten. Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften ist Teil unserer unternehmerischen Verantwortung. Dabei respektieren wir die Rechte anderer und unterlassen alles, was unseren Kunden und unseren Kolleginnen und Kollegen Schaden zufügen könnte.

Dies gilt nicht nur während der Arbeitszeit, sondern auch bei außerdienstlichen Aktivitäten, wenn sie die Belange der IKK Südwest berühren oder wenn wir von Dritten als Repräsentant der IKK Südwest wahrgenommen werden könnten.

Wir begreifen die Einhaltung des Code of Conduct als eine gemeinsame Aufgabe. Das ist für uns ein fortlaufender Prozess, bei dem wir uns gegenseitig unterstützen. Gemeinsam mit den jeweiligen Fachbereichen identifiziert der Unternehmensbereich Compliance, die für die IKK Südwest wesentlichen, relevanten Regelungen und Vorgaben und überwacht, dass deren Einhaltung durch die Fachbereiche sichergestellt wird. Wir wissen, dass sich die Ansprüche an unser Verhalten mit unserer Geschäftstätigkeit weiterentwickeln.

2. Kunden und MitarbeiterInnen

Wir engagieren uns für unsere Kunden. Für uns steht der Kunde im Mittelpunkt. Wir unterstützen unsere Partnerunternehmer langfristig. Wir kennen das Geschäftsumfeld, in dem unsere Kunden agieren, und bieten ihnen Lösungen, die ihren Bedürfnissen entsprechen. Unsere Zusammenarbeit beruht auf Teamgeist, Vertrauen, Zuverlässigkeit, Verbindlichkeit, Ehrlichkeit, Vernunft und Selbstbewusstsein – nach außen wie nach innen.

Wir schätzen das Engagement unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehr. Wir fördern ein motivierendes und respektvolles Arbeitsumfeld, in dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihr gesamtes Potenzial einbringen können. Wir möchten hoch qualifizierte und engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewinnen und fördern, mit dem Ziel, sie an die IKK Südwest zu binden. Wir sind überzeugt, dass uns die Vielfalt unserer Kolleginnen und Kollegen mit ihren unterschiedlichen Ansichten und Fähigkeiten bereichert. Wir gewährleisten eine sichere Arbeitsumgebung und halten die vor Ort geltenden Gesetze und Vorschriften zur Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz ein. Wir halten alle Gesetze zur Chancengleichheit und gleichberechtigten Förderung der beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten für alle Beschäftigten ein, ohne Unterscheidung oder Benachteiligung aufgrund von ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Geschlecht, nationaler Herkunft, Alter, Religion, Behinderung, Familienstand, Schwangerschaft, sexueller Orientierung, Staatsangehörigkeit oder anderer Eigenschaften.

Die Vereinbarkeit von Beruf und den verschiedenen Lebensphasen (Familie, Pflege) unserer Mitarbeiter achten und schützen wir. Beim Einsatz der/s Mitarbeiters/in wird daher darauf geachtet, dass Arbeitslast und Arbeitszeiten in einer guten Balance zu privaten Verpflichtungen stehen.

In den Service-Level-Agreements (SLAs) der IKK Südwest finden sich Verhaltensregeln für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese geben Verhaltenshinweise, an denen wir uns mit dem Zweck einer optimalen Kundenservices orientieren.

Wir verstehen die Übernahme gesellschaftlicher Verantwortung als einen integralen Bestandteil unseres Handelns, als eine Investition in die Gesellschaft und damit zugleich auch in unsere eigene Zukunft.

3. Interessenkonflikte

Konflikte zwischen den Interessen unserer Kunden und den Interessen der IKK Südwest sowie deren Beschäftigten können in zahlreichen Situationen des alltäglichen Arbeitsalltags entstehen. Zudem können Situationen auftreten, in denen persönliche Interessen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von den Interessen der IKK Südwest abweichen. Wir handeln stets aufmerksam und verfügen über das nötige Wissen und die Instrumente, um Interessenkonflikte zu erkennen, den Umgang mit ihnen zu steuern oder – sofern möglich – sie zu vermeiden.

4. Strafbare Handlungen

Wir treten jeder Form des Betrugs, der Bestechung und der Korruption entgegen und haben eine Richtlinie zur Korruptionsprävention erlassen. Im Wettbewerb agieren wir ausschließlich mit rechtmäßigen und fairen Mitteln und halten auch die entsprechenden Vorschriften des Wettbewerbs- und Kartellrechts ein. Die IKK Südwest verfügt über verbindliche Regeln und Verfahren zur Aufklärung von Verdachtsfällen im Zusammenhang mit sonstigen strafbaren Handlungen. Wir unterstützen die für die Aufklärung zuständigen Stellen in unserem Verantwortungsbereich und kennen die von der IKK Südwest eingerichteten Möglichkeiten, sonstige strafbare Handlungen zu melden.

5. Informationssicherheit, Datenschutz und Kommunikation

Wir haben überwiegend mit sensiblen Informationen zu tun und sind uns stets darüber bewusst. Dabei ist es egal, ob es sich um digitale, schriftliche oder mündliche Informationen handelt und ob sie die IKK Südwest, deren Versicherte, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder Geschäftspartner betreffen. Wir schützen unser Insiderwissen stets entsprechend ihrer Vertraulichkeit. Wir erheben, verarbeiten und nutzen Informationen nur soweit wir dazu berechtigt sind. Wir wissen, dass technische, organisatorische und prozessuale Maßnahmen keinen vollständigen Schutz bieten und sind deshalb insbesondere im Umgang mit IT-Systemen stets sorgsam. Sensible Informationen verarbeiten wir nur auf IKK internen oder ausgelagerten Systemen. Wir gehen mit Chancen und Risiken neuer Technologien und Medien verantwortungsbewusst um.

Wir kommunizieren und behandeln insbesondere Kundendaten absolut vertraulich. Das Vertrauen von Kunden, Partnerunternehmen, Öffentlichkeit, Aufsichtsbehörden und Beschäftigten ist uns als gesetzliche Krankenkasse ein hohes Gut. Daher wird unsere Berichterstattung stets korrekt und wahrheitsgemäß sein. Die von uns für die IKK Südwest kommunizierten Aussagen sind einheitlich, eindeutig, sachlich richtig und erfolgen durch eine zentrale Pressestelle. Informationen über die IKK Südwest und ihre geschäftlichen Aktivitäten werden entsprechend den gesetzlichen Verpflichtungen weitergegeben. Gesetzliche Mitteilungspflichten werden umfassend erfüllt.

Die IKK Südwest kooperiert mit Aufsichts- und Ermittlungsbehörden sowie Prüfern und unterstützt deren Arbeit.

6. Einhaltung des Code of Conducts

Die IKK Südwest erwartet von all ihren Vorständen, Geschäftsführern, Führungskräften, Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, dass sie sich im Sinne dieses Code of Conduct verhalten. Verstöße gegen Verhaltensanforderungen, Rechtsvorschriften, interne Richtlinien und Regelungen können nicht nur für den Einzelnen persönlich, sondern auch für die IKK Südwest schwerwiegende Folgen haben. Daher wird vorwerfbares, bewusstes Fehlverhalten nicht toleriert. Solches Fehlverhalten und Verstöße sanktioniert die IKK Südwest im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen konsequent und ausnahmslos, ohne Berücksichtigung von Rang und Position der handelnden und betroffenen Personen.

Um ein Bewusstsein zu schaffen, auf Fehlverhalten und Verstöße hinzuweisen, schafft die IKK Südwest ein Klima und eine Kultur, die frei von Ängsten vor negativen Konsequenzen ist, wenn solche Hinweise gemeldet werden. Hierzu hat sie eine Richtlinie zum Schutz des Hinweisgebers erlassen.

7. Richtlinien und Regelungen der IKK Südwest

Die IKK Südwest hat sich Regelungen und Richtlinien im Rahmen einer freiwilligen Selbstbindung auferlegt. Diese Regelungen werden ständig, den aktuellen Erfordernissen angepasst und finden sich im Intranet der IKK Südwest.

Darüber hinaus hat die IKK Südwest einen Wertekanon verabschiedet, in dem sich die Unternehmenswerte wiederfinden, die wie folgt lauten:

• Wir sind eine wertschätzende Gemeinschaft
• Wir machen unser Handeln transparent
• Wir sind offen für neue Wege
• Jeder übernimmt Verantwortung

Diese vier grundlegenden Werteleitsätze werden der IKK Südwest Orientierung und Anker für Entscheidungen und berufliches Handeln liefern.