Geringfügig Beschäftigte

Die Geringfügigkeitsgrenze ist seit dem 1. Oktober 2022 nicht mehr durch einen statischen Wert bestimmt, sondern sie passt sich dynamisch an. Sie orientiert sich an einer Wochenarbeitszeit von zehn Stunden zum gesetzlichen Mindestlohn.

Ein nur gelegentliches und nicht vorhersehbares Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze bis zum Doppelten der Geringfügigkeitsgrenze führt nicht zur Beendigung der geringfügig entlohnten Beschäftigung. Als gelegentlich ist dabei ein Zeitraum von bis zu zwei Kalendermonaten (zwei Entgeltabrechnungszeiträumen) innerhalb eines Zeitjahres anzusehen. Der Jahreszeitraum ist in der Weise zu ermitteln, dass vom letzten Tag des zu beurteilenden Beschäftigungsmonats ein Jahr zurückgerechnet wird. Monate, in denen die monatliche Geringfügigkeitsgrenze vorhersehbar überschritten wird (zum Beispiel aufgrund saisonaler Mehrarbeit), sind hierbei unberücksichtigt zu lassen. Das Zeitjahr entspricht einem Zeitraum von 12 Monaten, welcher mit dem Kalendermonat endet, für den aktuell die Beurteilung des Versicherungsstatus wegen nicht vorhersehbaren Überschreitens erfolgen soll.

Der Arbeitgeber zahlt für den geringfügig entlohnten Beschäftigten Pauschalabgaben zur Sozialversicherung. Es sind 15 Prozent des Arbeitsentgelts für die Rentenversicherung und 13 Prozent für die Krankenversicherung. Ausnahme: Für in Privathaushalten geringfügig entlohnte Beschäftigte zahlt der Arbeitgeber, das heißt der Privathaushalt, geringere Beiträge zur Sozialversicherung: Je 5 Prozent des Arbeitsentgelts für die Kranken- und für die Rentenversicherung. Verzichtet der Arbeitgeber auf die Vorlage der Lohnsteuerkarte zur individuellen Steuerberechnung, zahlt er außerdem 2 Prozent Pauschalsteuer (einschließlich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer). Die pauschalierte Steuerabgabe in Höhe von 2 Prozent ist nicht möglich, falls ein Arbeitgeber zwar auf die Vorlage der Lohnsteuerkarte verzichtet, aber nicht den Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung entrichtet. Stattdessen fällt in diesem Zusammenhang eine pauschale Lohnsteuer in Höhe von 20 Prozent an.

Für alle neu aufgenommenen geringfügig entlohnten Beschäftigungen besteht grundsätzlich Rentenversicherungspflicht. Diese Regelung hat für die Minijobber eine Reihe von Vorteilen. So steht ihnen nach ausreichend langer Versicherungszeit das komplette Leistungspaket der gesetzlichen Rentenversicherung offen.

Der Arbeitnehmer zahlt hierfür zusätzlich zu dem Pauschalbetrag des Arbeitgebers während des laufenden Kalenderjahres einen Anteil von 3,6 Prozent (Differenz bis zum während des laufenden Kalenderjahres gültigen Beitragssatz in der Rentenversicherung in Höhe von 18,6 Prozent).

Auch dieser zusätzliche Beitrag des Mitarbeiters muss vom Arbeitgeber berechnet, im Beitragsnachweis vermerkt und abgeführt werden. Um hierbei Minimalbeiträge zu vermeiden, hat der Gesetzgeber eine Mindestbeitragsbemessungsgrundlage in Höhe von 175 Euro vorgesehen. Beiträge sind mindestens von diesem Betrag zu berechnen, sodass sich ein Mindestbeitrag von derzeit 32,55 Euro (175 Euro x 18,6 Prozent) ergibt.

Ist das Arbeitsentgelt niedriger als die Mindestbeitragsbemessungsgrundlage, trägt der Arbeitnehmer die Beiträge aus diesem Differenzbetrag allein. Der Arbeitgeber zahlt in jedem Fall nur den Anteil in Höhe von 15 Prozent aus dem tatsächlich gezahlten Arbeitsentgelt.

Geringfügig entlohnte Beschäftigte, die kraft Gesetzes der Rentenversicherungspflicht unterliegen, können sich auf Antrag von der Versicherungspflicht befreien lassen.

Der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht ist schriftlich beim jeweiligen Arbeitgeber zu stellen. Dieser hat auf dem Antrag den Tag des Eingangs zu dokumentieren und muss diesen zwingend zu den Entgeltunterlagen hinzufügen.

Die Befreiung wirkt grundsätzlich ab Beginn des Kalendermonats des Eingangs des Befreiungsantrages beim Arbeitgeber, frühestens jedoch ab Beschäftigungsbeginn. Voraussetzung hierfür ist, dass der Arbeitgeber der Minijob-Zentrale die Befreiung mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen (42 Kalendertagen) nach Eingang des Befreiungsantrages mit der Anmeldung zur Sozialversicherung anzeigt.

Sofern die Meldung zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt, beginnt die Befreiung erst nach Ablauf des Kalendermonats, der dem Kalendermonat des Eingangs der Meldung bei der Minijob-Zentrale folgt.

Die Minijob-Zentrale kann dem Befreiungsantrag des geringfügig Beschäftigten innerhalb eines Monats nach Eingang der Meldung zur Sozialversicherung des Arbeitgebers widersprechen. Sofern kein Widerspruch erfolgt, gilt die Befreiung als erteilt. Ein förmlicher Bescheid ist hierzu nicht erforderlich.

Die Befreiung gilt für die gesamte Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und kann nicht widerrufen werden.

Endet das Beschäftigungsverhältnis, für das die Befreiung ausgesprochen wurde, endet auch die Befreiungswirkung. Nimmt der Arbeitnehmer im Anschluss daran eine andere geringfügige Beschäftigung auf, besteht grundsätzlich wieder Versicherungspflicht in der Rentenversicherung.

Die Sozialversicherungsabgaben für den geringfügig entlohnten Job zahlt der Arbeitgeber an die Knappschaft-Bahn-See als Träger der gesetzlichen Rentenversicherung, unabhängig davon, bei welcher Krankenkasse der Arbeitnehmer versichert ist. Fällt für die geringfügige Beschäftigung die Pauschalsteuer in Höhe von 2 Prozent an, muss auch sie an die Knappschaft-Bahn-See entrichtet werden. In diesem Fall gibt der Firmenchef auf dem Beitragsnachweis auch seine Steuernummer an.

Geringfügig Beschäftigte, die kraft Gesetzes der Rentenversicherungspflicht unterliegen, sind in der Rentenversicherung mit der Beitragsgruppe “1″ zu melden.

Sofern diese Arbeitnehmer von der Option der Befreiung von der Rentenversicherungspflicht Gebrauch machen, erfolgt eine Umschlüsselung in die Beitragsgruppe “5″.

Die Beitragsgruppen zur Arbeitslosen- und Pflegeversicherung sind grundsätzlich mit “0″ zu melden.

Die Minijob-Zentrale zieht für geringfügig Beschäftigte neben den Sozialversicherungsabgaben auch die Lohnsteuer ein und handelt somit nicht nur als zuständige Einzugsstelle, sondern zugleich als Steuerbehörde. In Entgeltmeldungen zur Minijob-Zentrale ist zusätzlich die Steuernummer des Arbeitgebers, die Steueridentifikationsnummer der Beschäftigten und die Art der Besteuerung anzugeben.

Beschäftigte mit einem regelmäßigen Arbeitsentgelt von 450,01 bis 520 Euro im Monat, bleiben grundsätzlich in dieser Beschäftigung über den 30. September 2022 hinaus (längstens bis zum 31. Dezember 2023) versicherungspflichtig in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, sofern sie nicht die Voraussetzungen für eine Familienversicherung nach § 10 SGB V erfüllen und solange ihr Arbeitsentgelt 450 Euro monatlich übersteigt.

Sie haben die Möglichkeit sich von der Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung auf Antrag befreien zu lassen. Der Antrag auf Befreiung ist beim Arbeitgeber zu stellen. Die Befreiung wirkt vom 1. Oktober 2022 an, wenn sie bis zum 2. Januar 2023 beantragt wird und keine Leistungen in Anspruch genommen wurden. Im Übrigen von dem Beginn des Kalendermonats an, der auf den Kalendermonat folgt, in dem der Antrag gestellt worden ist.

In der Rentenversicherung werden die Beschäftigungen als geringfügig entlohnte Beschäftigungen behandelt.

Übt ein Mitarbeiter mehrere geringfügig entlohnte Beschäftigungen aus, rechnet der Arbeitgeber die verschiedenen Jobs zusammen. Bei Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze tritt in allen geringfügigen Beschäftigungen Sozialversicherungspflicht ein. Übt der Arbeitnehmer jedoch gleichzeitig eine Haupt- und Nebenbeschäftigung aus, gilt es zu unterscheiden:

Geht ein Mitarbeiter neben der Hauptbeschäftigung nur einer geringfügigen Beschäftigung nach, ist die Nebenbeschäftigung sozialversicherungsfrei.

Übt ein Arbeitnehmer neben der versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung mehrere geringfügige Beschäftigungen aus, bleibt die erste geringfügige Beschäftigung sozialversicherungsfrei. Alle weiteren Nebenjobs werden mit der Hauptbeschäftigung zusammengerechnet, sodass für sie Sozialversicherungspflicht eintritt.

Ausnahme: In der Arbeitslosenversicherung bleiben alle neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ausgeübten Nebenjobs versicherungsfrei.

Die Versicherungspflicht tritt erst mit dem Tag der Mitteilung, dass die Voraussetzungen für die Geringfügigkeit der Beschäftigung nicht mehr vorliegen, ein. Der genaue Beginn der Versicherungspflicht steht in der Mitteilung. Die nachträgliche Berechnung und Einforderung von Beiträgen zur Sozialversicherung ist somit ausgeschlossen.

Dies gilt nicht, wenn der Arbeitgeber vorsätzlich oder grob fahrlässig versäumt hat, den Sachverhalt für die versicherungsrechtliche Beurteilung der Beschäftigung aufzuklären.

Ein Mitarbeiter gilt als kurzfristig beschäftigt, wenn das Arbeitsverhältnis innerhalb eines Kalenderjahres auf längstens drei Monate beziehungsweise 70 Arbeitstage befristet ist. Die Zeitgrenze von drei Monaten und 70 Arbeitstagen sind dabei gleichwertige Alternativen zur Begründung einer kurzfristigen Beschäftigung. Eine Anwendung der jeweiligen Zeitgrenze in Abhängigkeit von der Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage erfolgt nicht. Die zeitlichen Voraussetzungen für eine kurzfristige Beschäftigung sind demzufolge unabhängig von der arbeitszeitlichen Ausgestaltung der Beschäftigung immer erfüllt, wenn die Beschäftigung entweder auf längstens drei Monate oder bei einem darüber hinaus gehenden Zeitraum auf längstens 70 Arbeitstage befristet ist. Die Befristung kann schriftlich vereinbart sein, sich aber auch aus der Eigenart der Beschäftigung (zum Beispiel bei Projektarbeiten) ergeben. Die Höhe des Verdienstes spielt hier keine Rolle.

Prüfung der Kurzfristigkeit

Um zu klären, ob der Arbeitnehmer tatsächlich kurzfristig beschäftigt ist, addieren Sie seine Vorbeschäftigungen. Maßgebend ist dabei das Kalenderjahr: Endet die aktuelle Beschäftigung, muss bis zum 1. Januar des laufenden Kalenderjahres zurückgerechnet werden. Das ist der relevante Zeitraum, der auf Vorbeschäftigungen geprüft wird. Angerechnet werden alle kurzfristigen Beschäftigungen. Dabei spielt es keine Rolle, bei welchem Arbeitgeber diese Beschäftigungen ausgeübt wurden.

Wird eine versicherungsfreie kurzfristige Beschäftigung entgegen der ursprünglichen Vereinbarung über den Zeitraum von drei Monaten bzw. 70 Arbeitstage hinaus verlängert, tritt vom Tage der Vereinbarung über die Verlängerung Versicherungspflicht ein. Für die zurückliegende Zeit bleibt es bei der ursprünglichen Entscheidung. Die Versicherungsfreiheit wird also nicht rückwirkend aufgehoben.

Ausnahmen bei kurzfristiger Beschäftigung

Versicherungsfreiheit wegen Kurzfristigkeit scheidet aus, wenn die Beschäftigung berufsmäßig ausgeübt wird und das monatliche Arbeitsentgelt gleichzeitig regelmäßig mehr als die Geringfügigkeitsgrenze beträgt. Berufsmäßigkeit liegt grundsätzlich immer dann vor, wenn die Beschäftigung für den Betroffenen nicht von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung ist. Dies ist zum Beispiel dann anzunehmen, wenn Arbeitnehmer während eines unbezahlten Urlaubs oder während einer Elternzeit eine kurzfristige Beschäftigung ausüben. Gleiches gilt für Bezieher von Arbeitslosengeld oder Arbeitslosengeld II sowie für arbeitssuchend gemeldete Personen. Berufsmäßigkeit ist ebenfalls anzunehmen, wenn zwischen Schulentlassung und Aufnahme eines Ausbildungsverhältnisses eine an sich kurzfristige Beschäftigung ausgeübt werden soll. In diesen Fällen tritt Sozialversicherungspflicht ein.

Um eine berufsmäßige Tätigkeit und damit Sozialversicherungspflicht bei Ihrem Mitarbeiter ausschließen zu können, addieren Sie alle Beschäftigungen aus dem laufenden Kalenderjahr. Hierbei müssen neben den befristeten nun auch die unbefristeten Arbeitsverhältnisse berücksichtigt werden, sofern diese nicht geringfügig entlohnt waren. Übersteigt die Summe mehr als drei Monate oder 70 Arbeitstage, liegt Berufsmäßigkeit und damit Sozialversicherungspflicht vor.

Anders ist das bei Arbeitnehmern, die während des Kalenderjahres aus dem aktiven Erwerbsleben ausgeschieden sind. So spielen zum Beispiel bei kurzfristig beschäftigten Rentnern die unbefristeten Vorbeschäftigungen vor Eintritt in den Ruhestand keine Rolle.

Beiträge und Meldungen

Auch für kurzfristig Beschäftigte sind grundsätzlich die gleichen Meldungen zu erstatten wie für versicherungspflichtig Beschäftigte. Ab 1. Januar 2009 sind auch Entgeltmeldungen für kurzfristige Beschäftigungen zu erstatten, in denen die Daten zur Unfallversicherung anzugeben sind. Für die Entgegennahme der Meldungen ist die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See zuständig.

Arbeitgeber haben für Meldezeiträume ab 1. Januar 2022 in den Anmeldungen für kurzfristig Beschäftigte (Abgabegründe „10“ und „40“) anzugeben, wie der Arbeitnehmer für die Dauer der Beschäftigung krankenversichert ist. Der Nachweis über den Krankenversicherungsschutz ist zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Hierbei ist zwischen folgenden Kennzeichen zu differenzieren:

• Kennzeichen „1“ = Beschäftigter ist gesetzlich krankenversichert

Für die Dauer der Beschäftigung besteht ein Krankenversicherungsschutz bei einer gesetzlichen Krankenkasse in Deutschland, und zwar unabhängig davon, ob die Versicherung im Rahmen einer Versicherungspflicht (zum Beispiel als Rentenbezieher oder Studierender) oder einer freiwilligen Krankenversicherung oder einer Familienversicherung durchgeführt wird.

• Kennzeichen „2“ = Beschäftigter ist privat krankenversichert oder anderweitig im Krankheitsfall abgesichert

Für die Dauer der Beschäftigung besteht eine Krankheitskostenversicherung bei einem privaten Krankenversicherungsunternehmen, unabhängig davon, ob es zum Geschäftsbetrieb in Deutschland zugelassen ist oder nicht. Die Versicherung kann auch vom Arbeitgeber als Versicherungsnehmer im Rahmen einer Gruppenversicherung für seine Arbeitnehmer als versicherte Personen abgeschlossen werden. Als anderweitig abgesichert sind Beschäftigte anzusehen, die im Krankheitsfall Leistungen aus Sondersystemen erhalten oder einen Anspruch auf Sachleistungen zu Lasten eines ausländischen Versicherungsträgers haben; einen solchen Sachleistungsanspruch bei geringfügiger Beschäftigung in Deutschland haben gegenwärtig in Dänemark, Luxemburg oder Österreich krankenversicherte Personen.

Die Minijob-Zentrale meldet dem Arbeitgeber seit dem 1. Januar 2022 unverzüglich nach Eingang der Anmeldung für einen kurzfristig Beschäftigten zurück, ob zum Zeitpunkt der Anmeldung für den Beschäftigten bei anderen Arbeitgebern weitere kurzfristige Beschäftigungen bestehen oder in dem vorausgehenden Zeitraum im Kalenderjahr bestanden haben. Die Angabe erfolgt mit dem Kennzeichen „Kurzfristige Beschäftigung“ im neuen Datenbaustein „Rückmeldung bei kurzfristiger Beschäftigung“ (DBKB) und beschränkt sich auf die Feststellung, ob im Kalenderjahr der Verarbeitung der Anmeldung eine weitere kurzfristige Beschäftigung bestand oder besteht. Die Rückmeldung kann nur die Verhältnisse zum Zeitpunkt des Eingangs der Anmeldung abbilden. Eine Korrektur der von der Minijob-Zentrale abgegebenen Rückmeldung bei Änderungen der Meldehistorie ist insofern nicht vorgesehen. Die Rückmeldung der Minijob-Zentrale zu Vorbeschäftigungszeiten dient Arbeitgebern zur Kontrolle der Angaben des Arbeitnehmers. Sie entbindet Arbeitgeber insofern nicht von ihrer Verpflichtung, die Arbeitnehmer bei Einstellung schriftlich nach Vorbeschäftigungen zu befragen.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, das Versicherungsverhältnis des jeweiligen Arbeitnehmers korrekt zu beurteilen und gegebenenfalls die entsprechenden Beiträge zu berechnen. Der Arbeitnehmer ist gegenüber dem Arbeitgeber zur Auskunft verpflichtet und hat ihm die entsprechenden Unterlagen für zum Beispiel Vorbeschäftigung oder parallel ausgeübte Beschäftigung bei anderen Arbeitgebern vorzulegen. Denn nur dadurch kann der Arbeitgeber die Versicherungspflicht oder -freiheit einer geringfügigen Beschäftigung entsprechend beurteilen. Der Arbeitgeber hat die für die Versicherungspflicht bzw. -freiheit maßgebenden Angaben zu den Entgeltunterlagen zu nehmen.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, für jeden geringfügig Beschäftigten

• eine Erklärung über weitere geringfügig entlohnte Beschäftigungen bzw.
• eine Erklärung über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr

in die Personalunterlagen aufzunehmen.

So soll der Arbeitgeber bei Streitfragen um unrichtige oder unvollständige Angaben des Arbeitnehmers mithilfe der Erklärungen entlastet werden. Außerdem wird ausdrücklich vorgeschrieben, dass eine Bestätigung des Arbeitnehmers in den Unterlagen enthalten sein muss, mit der er dem Arbeitgeber die Aufnahme weiterer Beschäftigungen nachweist.

Über das Haushaltsscheckverfahren müssen geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten angemeldet werden. Der Haushaltsscheck ist Grundlage für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge und für das Abbuchen der fälligen Zahlungen.