Erstattungsverfahren im Krankheitsfall (U1)

Umlageverfahren U1: Was ist das?

Ist ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin Ihrer Firma wegen Arbeitsunfähigkeit krankgeschrieben, sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, sechs Wochen lang Lohn oder Gehalt weiter zu bezahlen. Vor allem für kleinere Unternehmen stellen diese Kosten, für die sie im Gegenzug keine Arbeitsleistung erhalten, eine große Belastung dar. Hier springt die Ausgleichskasse ein: Arbeitgeber, die am Ausgleichsverfahren (auch Umlageverfahren oder Entgeltfortzahlungsversicherung genannt) U1 teilnehmen, erhalten ihre Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall sowie den Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungsbeiträge zu einem bestimmten Prozentsatz erstattet. Auf dieser Seite möchten wir Arbeitgeber ausführlich über das Erstattungsverfahren im Krankheitsfall informieren. Zudem können Sie unseren U1-Erstattungsrechner nutzen, der Ihnen Auskunft darüber gibt, ob Ihr Betrieb zur Teilnahme am Ausgleichverfahren verpflichtet ist.

Für diese Versicherung entrichtet der Betrieb im Gegenzug pro Mitarbeiter einen monatlichen Beitrag. Die Höhe richtet sich nach dem jeweiligen Umlagesatz der Ausgleichskasse der zuständigen Krankenkasse. Auch die Höhe der Erstattung der Lohnfortzahlungskosten variiert je nach Krankenkasse. Maximal beträgt sie 80 Prozent. Einige IKKn bieten ihren Arbeitgebern hier eine Wahlmöglichkeit zwischen verschieden hohen Umlagesätzen an, die jeweils an unterschiedliche Erstattungsquoten gekoppelt sind.

Welche Betriebe nehmen teil?

Ob ein Unternehmen zur Teilnahme am Erstattungsverfahren im Krankheitsfall (U1) verpflichtet ist, kann der Arbeitgeber selbst feststellen oder durch die IKK prüfen lassen. Und zwar jeweils aktuell zu Beginn eines Kalenderjahres. Beurteilt wird auf der Grundlage der Verhältnisse im Vorjahr. Dabei gilt: Wurden an mindestens acht Monatsersten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt, nimmt der Betrieb jetzt für ein komplettes Jahr teil. Die acht Monate müssen dabei nicht zusammenhängend verlaufen. Wurde das Unternehmen erst im Laufe des Vorjahres gegründet, ist die Beschäftigtenzahl in der überwiegenden Anzahl der Monate ausschlaggebend. Bei Neugründungen im laufenden Kalenderjahr muss geschätzt werden, wie viele Mitarbeiter in den folgenden Monaten beschäftigt sein werden. Achtung: Auch Betriebe mit mehr als 30 Mitarbeitern können umlagepflichtig sein. Für die Teilnahmepflicht entscheidend ist nämlich nicht die absolute Zahl der Beschäftigten in einem Betrieb, sondern die Summe der anrechenbaren Arbeitsverhältnisse. So werden zum Beispiel Auszubildende, Schwerbehinderte oder Wehr- und Zivildienstleistende nicht mitgezählt. Teilzeitbeschäftigte werden in Abhängigkeit zu ihrer Wochenarbeitszeit prozentual berücksichtigt.

Berücksichtigung von Teilzeitkräften

Ob Ihr Betrieb zur Teilnahme am Ausgleichsverfahren U1 verpflichtet ist, können Sie auch ganz einfach mit Hilfe unseres U1-Erstattungsrechners feststellen. Sie geben einfach die Anzahl Ihrer Mitarbeiter mit ihrer jeweiligen Arbeitsstundenzahl ein und erhalten sofort das Ergebnis.

Welche Krankenkasse ist zuständig?

Das Erstattungsverfahren im Krankheitsfall wird für jeden Mitarbeiter bei der Krankenkasse durchgeführt, bei der er auch krankenversichert ist. Eine gesonderte Anmeldung der Mitarbeiter bei der Ausgleichskasse ist nicht erforderlich. Bei Angestellten, die privat krankenversichert sind, ist immer diejenige gesetzliche Krankenkasse zuständig, an die Sie auch die Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung für die betreffenden Mitarbeiter abführen. Die Umlagebeiträge für geringfügig Beschäftigte überweisen Sie an die Mini-Job-Zentrale bei der Knappschaft-Bahn-See. Auch die Ersatz- und Betriebskrankenkassen haben eigene Ausgleichskassen. Das bedeutet für Sie als Arbeitgeber, dass Sie, sofern Ihre Mitarbeiter nicht alle bei der gleichen Krankenkasse versichert sind, auch bezüglich des Umlageverfahrens mehrere Ansprechpartner haben.

Wie berechnen Sie die Beiträge?

Beitragspflichtig sind alle Arbeitsentgelte, die auch der Rentenversicherungspflicht unterliegen. Das betrifft auch den Lohn derjenigen Mitarbeiter, die – wie zum Beispiel Auszubildende – bei der Feststellung der Umlagepflicht nicht mitgezählt werden (siehe vorherigen Absatz). Bei Kurzarbeit und Winterausfallgeld sind nur die tatsächlich gezahlten Entgelte umlagepflichtig. Bei niedrigen Löhnen, die unter die Gleitzone fallen, fallen Beiträge nur für das reduzierte rentenversicherungspflichtige Entgelt an. Einmalzahlungen und der Lohn von Mitarbeitern, deren Beschäftigungsverhältnis von vornherein auf höchstens vier Wochen befristet ist, sind nicht umlagepflichtig. Die Beiträge zur Umlageversicherung trägt der Arbeitgeber allein. Erkundigen Sie sich bei der Krankenkasse Ihrer Mitarbeiter nach den aktuellen Umlagesätzen. Berücksichtigen Sie einfach die zusätzlichen Beiträge in Ihrem monatlichen Beitragsnachweis und überweisen Sie sie zusammen mit den restlichen Sozialversicherungsbeiträgen an die jeweils zuständige Krankenkasse.

Wie erhalten Sie die Erstattung?

Ist ein Mitarbeiter Ihrer Firma wegen Krankheit ausgefallen, stellen Sie bei der zuständigen Ausgleichskasse einen Antrag auf Erstattung der Lohnfortzahlungskosten. Seit dem 1. Januar 2011 ist der maschinelle Datenaustausch für das Erstattungsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) für alle Arbeitgeber verpflichtend. Die Übermittlung der Daten erfolgt mit einem zugelassenen Abrechnungsprogramm.