Erstattungsverfahren bei Mutterschaft (U2)
Absicherung der Mutterschutzkosten
Alle Betriebe sind unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten zur Teilnahme am Umlageverfahren für Mutterschaftsaufwendungen verpflichtet. Das gilt auch für Betriebe, die zurzeit ausschließlich männliche Mitarbeiter beschäftigen. Auf dieser Seite möchten wir Sie ausführlich darüber informieren, was es als Arbeitgeber in Bezug auf das Erstattungsverfahren bei Mutterschaft zu beachten gilt.
Umlageverfahren U2: Was ist das Erstattungsverfahren bei Mutterschaft?
Die Mutterschutzfrist für schwangere Mitarbeiterinnen beginnt sechs Wochen vor dem voraussichtlichen Geburtstermin. Nach der Entbindung beträgt die Schutzfrist in der Regel noch einmal acht Wochen. Während dieser Zeit erhält die Mitarbeiterin zwar ein Mutterschaftsgeld von der Krankenkasse, Sie als Arbeitgeber sind jedoch verpflichtet, dieses Mutterschaftsgeld auf die Höhe der normalen Nettobezüge aufzustocken. Auch wenn für eine schwangere Mitarbeiterin ein vom Arzt bescheinigtes sogenanntes Beschäftigungsverbot besteht, weil ihre Tätigkeit mit einer zu hohen körperlichen Belastung verbunden ist, muss der Arbeitgeber weiter Lohn zahlen, den sogenannten Mutterschutzlohn. Genauso wie bei der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall werden Betriebe durch diese Aufwendungen stark belastet. Deshalb existiert dafür das Erstattungsverfahren bei Mutterschaft – das Ausgleichsverfahren U2.
Beiträge und zuständige Krankenkassen
Genau wie bei der U1 entrichtet der Arbeitgeber für jeden im Betrieb beschäftigten Mitarbeiter, auch für die männlichen Beschäftigten, einen monatlichen Beitrag. Zuständig ist jeweils die Krankenkasse, bei der der Mitarbeiter krankenversichert ist. Die Umlagesätze variieren von Krankenkasse zu Krankenkasse, sie sind jedoch niedriger als die Beiträge zur U1. Fragen Sie bei Ihrer IKK Südwest nach dem aktuellen Umlagesatz. Eine Anmeldung der Mitarbeiter bei der Ausgleichskasse ist nicht erforderlich. Es genügt, die Beiträge im Beitragsnachweis aufzuführen.
Leistungen und Erstattung beim Mutterschaftsgeld
Die Aufwendungen für den Mutterschutz werden durchgängig von allen Krankenkassen zu 100 Prozent erstattet. Das ist gesetzlich so festgelegt. Dazu zählen:
- Der vom Arbeitgeber gezahlte Zuschuss zum Mutterschaftsgeld.
- Das vom Arbeitgeber bei Beschäftigungsverboten gezahlte Entgelt inklusive der darauf entfallenden Arbeitgeberanteile der Sozialversicherungsbeiträge.
Zuschuss zum Mutterschaftsgeld
Während der Mutterschutzfrist (sechs Wochen vor und in der Regel acht Wochen nach der Geburt) erhält die Mitarbeiterin von ihrer Krankenkasse ein Mutterschaftsgeld in Höhe von 13 Euro pro Tag. Der Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet, ihr den Differenzbetrag zwischen diesen 13 Euro und dem auf einen Kalendertag entfallenden Nettoarbeitsentgelt als Zuschuss zu zahlen.
Referenzzeitraum: Das durchschnittliche kalendertägliche Arbeitsentgelt wird auf der Basis der letzten drei abgerechneten Kalendermonate vor Beginn der Schutzfrist (Referenzzeitraum) berechnet. Wird der Lohn wöchentlich abgerechnet, werden die letzten 13 Wochen vor Beginn der Schutzfrist zugrunde gelegt. Tage, an denen ohne Verschulden der Arbeitnehmerin kein oder nur ein vermindertes Arbeitsentgelt gezahlt wurde (zum Beispiel Kurzarbeit oder Krankengeldbezug) bleiben außer Betracht. Der verringerte Gesamtlohn wird durch die geringere Anzahl an Tagen geteilt. Wurde in einem oder mehreren Monaten des Referenzzeitraums gar kein Lohn erzielt, muss entsprechend weiter in die Vergangenheit zurückgegangen werden.
Ermittlung des Bruttoentgelts: Zu berücksichtigen ist zunächst das gesamte Bruttoentgelt im Referenzzeitraum. Dazu zählen auch Zulagen (zum Beispiel Erschwerniszulagen) und Zuschläge (zum Beispiel für Überstunden oder Sonn- und Feiertagsarbeit). Verdiensterhöhungen, die während des Mutterschaftsurlaubs wirksam werden und nicht nur vorübergehend sind, müssen ab diesem Zeitpunkt in die Berechnung einbezogen werden.
Berechnung des Nettoentgelts: Von dem Gesamtbruttoentgelt aus dem Referenzzeitraum müssen die jeweils fälligen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge abgezogen werden. Wechselt die Mitarbeiterin während der Schwangerschaft die Steuerklasse, um dadurch ein höheres Nettoentgelt und dementsprechend einen höheren Zuschuss zum Mutterschaftsgeld zu erhalten, darf dies nicht berücksichtigt werden: Das Nettoentgelt wird hier auf der Grundlage der bisherigen Steuerklasse ermittelt.
Berechnung des Arbeitgeberzuschusses: Das Gesamtnettoentgelt aus dem Referenzzeitraum wird durch 90 geteilt. Zieht man vom Ergebnis 13 Euro (tägliches Mutterschaftsgeld) ab, so erhält man den Zuschuss, den der Arbeitgeber pro Tag leisten muss. Der Arbeitgeberzuschuss ist steuer- und beitragsfrei.
Beispiel:
Die Mutterschutzfrist für Bürokauffrau Brigitte B. beginnt am 21. September des laufenden Kalenderjahres. Vom 1. Juni bis zum 6. Juli hat sie Krankengeld bezogen.
Der Referenzzeitraum für die Berechnung des Zuschusses sind die Monate Mai, Juli und August. Der Juni bleibt unberücksichtigt, weil Brigitte B. in diesem Monat kein Gehalt bezogen hat. In diesen Monaten hat sie folgende Nettoentgelte bezogen:
Mai: 1.200 Euro
Juli (bis zum 6. Juli Krankengeld): 960 Euro
August: 1.200 Euro
Gesamt: 3.360 Euro
Das Gesamtnettoentgelt wird nun durch 84 Kalendertage (90 Tage – 6 Tage Krankengeldbezug) geteilt: 3.360 : 84 = 40 Euro
Abzüglich der 13 Euro Mutterschaftsgeld ergibt sich ein Arbeitgeberzuschuss von 27 Euro pro Tag.
Geringfügig Beschäftigte
Auch geringfügig beschäftigte Mitarbeiterinnen erhalten Mutterschaftsgeld. Wenn sie nicht selbst gesetzlich krankenversichert sind, erfolgt eine Erstattung des Mutterschaftsgeldes durch das Bundesversicherungsamt. Dieses übernimmt in diesem Fall die Zahlung. In diesem Zusammenhang erhält die Mitarbeiterin jedoch insgesamt nur höchstens 210 Euro Mutterschaftsgeld.
Wenn der durchschnittliche kalendertägliche Nettoverdienst über 13 Euro liegt, hat auch eine geringfügig beschäftigte Mitarbeiterin Anspruch auf eine teilweise Erstattung vom Mutterschaftsgeld in Form eines Arbeitgeberzuschusses. Das ist insbesondere dann relevant, wenn die Frau mehrere Mini-Jobs hat. Das Arbeitsentgelt bei mehreren Arbeitgebern ist zu addieren und jeder Arbeitgeber muss entsprechend des bei ihm erzielten Arbeitsentgelts einen Anteil zum Zuschuss bezahlen. Das kann dazu führen, dass auch ein Arbeitgeber, der der Arbeitnehmerin weniger als 13 Euro pro Tag zahlt, dennoch einen Beitrag zum Arbeitgeberzuschuss leisten muss.
Berechnet wird der Zuschuss genau wie bei einem normalen Arbeitsverhältnis. Auch in dem Fall, dass die Mitarbeiterin nur insgesamt 210 Euro Mutterschaftsgeld erhält, muss der Arbeitgeber nur die Differenz zwischen 13 Euro und dem durchschnittlichen täglichen Nettoentgelt zuschießen.
Beispiel:
Gerda F. hilft im Rahmen eines Mini-Jobs regelmäßig 15 Stunden pro Woche in der Firma K. im Büro. Da sie nicht selbst krankenversichert, sondern über ihren Mann familienversichert ist, erhält sie vom Bundesversicherungsamt nur 210 Euro Mutterschaftsgeld.
Ihr Verdienst beträgt 400 Euro pro Monat. Ihr kalendertäglicher Nettoverdienst liegt bei 13,33 Euro. Arbeitgeber K. muss ihr während des Mutterschaftsurlaubs pro Tag also noch 0,33 Euro Zuschuss zahlen.
Berechnung des Mutterschutzlohns
Auch wenn eine schwangere Mitarbeiterin wegen eines Beschäftigungsverbots überhaupt nicht mehr arbeiten kann, muss der Arbeitgeber sie weiter bezahlen. Das ist im Mutterschutzgesetz so festgelegt. Das Entgelt, das während des Beschäftigungsverbots gezahlt wird, heißt Mutterschutzlohn. Der Mutterschutzlohn muss dem Durchschnittsverdienst der Mitarbeiterin während der letzten drei Monate bzw. bei wöchentlicher Abrechnung der letzten 13 Wochen vor dem Beginn des Monats, in dem die Schwangerschaft eingetreten ist, entsprechen. Hat die Mitarbeiterin in diesem Zeitraum Überstundenzuschläge oder sonstige Zulagen erhalten, müssen die auch beim Mutterschutzlohn berücksichtigt werden. Hat sie während der betreffenden drei Monate eine Gehaltserhöhung erhalten, oder wurde eine Erhöhung vereinbart, die jetzt während der Schwangerschaft wirksam wird, muss von dem erhöhten Verdienst ausgegangen werden. Dies gilt auch dann, wenn der höhere Verdienst an Nacht- oder Sonntagsdienste gekoppelt ist, die die Schwangere gar nicht leisten darf. Da es sich bei dem Mutterschutzlohn um einen Bruttolohn handelt ist er wie jeder andere Bruttolohn steuer- und beitragspflichtig.
Beispiel:
Bei Tischlerin Tina T. ist im August eine Schwangerschaft eingetreten. Am 30. September teilt sie ihrem Arbeitgeber die Schwangerschaft mit. Weil Tina T. an ihrem Arbeitsplatz regelmäßig schwere Lasten bewegen muss und mit gesundheitsgefährdenden Holzschutzmitteln in Berührung kommt, gilt ab dem 1. Oktober ein Beschäftigungsverbot.
Das Bruttogehalt von Tina T. beträgt 1.650 Euro, Überstunden werden zusätzlich mit je 10 Euro vergütet. Für die Berechnung des Mutterschutzlohns müssen die Monate Mai, Juni und Juli als Grundlage herangezogen werden.
Bruttoverdienst Mai (10 Überstunden): 1.750 Euro
Bruttoverdienst Juni (12 Überstunden): 1.770 Euro
Bruttoverdienst Juli (5 Überstunden): 1.700 Euro
Gesamt: 5.220 Euro
Um den Durchschnittsverdienst zu erhalten, muss die Gesamtsumme durch drei geteilt werden.
5.220 Euro : 3 = 1.740 Euro
Tina T. erhält also von Oktober bis zum Beginn der Mutterschutzfrist einen monatlichen Mutterschutzlohn von 1.740 Euro.
Mutterschutzlohn oder Entgeltfortzahlung?
Ganz gleich, ob eine schwangere Mitarbeiterin arbeitsunfähig ist oder ob ein Beschäftigungsverbot gilt, als Arbeitgeber müssen Sie in beiden Fällen Lohn oder Gehalt weiterbezahlen. Wenn es jedoch um die Erstattung Ihrer Aufwendungen durch die Ausgleichskasse geht, ist die Unterscheidung wichtig. Ausschlaggebend ist das Attest des Arztes: Er bescheinigt entweder eine Arbeitsunfähigkeit oder ein Beschäftigungsverbot. Dementsprechend beantragen Sie die Erstattung bei der jeweiligen Ausgleichskasse.