Beitragspflichtige Einmalzahlungen

Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt sind Zuwendungen, die dem Arbeitsentgelt zuzurechnen sind und nicht für die Arbeit in einem einzelnen Entgeltabrechnungszeitraum gezahlt werden. Wichtig ist, dass es sich dabei in der Regel um beitragspflichtige Einmalzahlungen handelt. Wir erläutern Ihnen auf dieser Seite ausführlich, was genau eine Einmalzahlung ist und geben Ihnen zahlreiche nützliche Informationen an die Hand – beispielsweise darüber, wie es sich mit einer Einmalzahlung in Elternzeit verhält.

Zu den Einmalzahlungen zählen:

  • Urlaubs- und Weihnachtsgeld
  • Gewinnbeteiligungen und Gratifikationen
  • Auszahlungen von nicht in Anspruch genommenem Urlaub
  • Jubiläumszuwendungen, Heirats- und Geburtsbeihilfen

Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt versicherungspflichtig Beschäftigter ist grundsätzlich dem Entgeltabrechnungszeitraum zuzuordnen, in dem es gezahlt wird. Sofern die Zahlung nach Beendigung oder bei Ruhen des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt, ist das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt dem letzten Entgeltzahlungszeitraum des laufenden Kalenderjahres zuzuordnen, auch wenn dieser nicht mit Arbeitsentgelt belegt ist (§ 23a SGB IV).

Einmalzahlungen sind, sofern die Bemessungsgrenzen nicht überschritten werden, beitragspflichtig in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.

Beitragspflicht gilt aber nur dann, wenn eine vertraglich vereinbarte Einmalzahlung auch tatsächlich ausgezahlt wird.

Für die Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge werden Einmalzahlungen normalerweise dem Gehaltsmonat zugeordnet, in dem sie ausgezahlt werden. Um festzustellen, ob es sich um eine beitragspflichtige Einmalzahlung handelt und bis zu welcher Höhe für eine Einmalzahlung Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen, muss die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze bis zu dem Monat ermittelt werden, in dem die Sonderzahlung stattfindet. Grundlage dafür sind die sogenannten Sozialversicherungstage. Die jährlichen Beitragsbemessungsgrenzen werden durch 360 geteilt und anschließend mit der Anzahl der bereits angefallenen Sozialversicherungstage multipliziert. Beitragsfreie Zeiten, zum Beispiel während des Bezugs von Krankengeld, sowie Beschäftigungszeiten bei einem anderen Arbeitgeber werden nicht mitgezählt.

Erhalten die Mitarbeiter mehrere Einmalzahlungen pro Jahr, zum Beispiel im Juli Urlaubs- und im November Weihnachtsgeld, muss für die Feststellung der Beitragspflicht bei der Zahlung des Weihnachtsgeldes die erste Sonderzahlung mitberücksichtigt werden. Sofern sie beitragspflichtig war, wird sie zum erhaltenen laufenden Gehalt addiert.

Erhält ein Mitarbeiter in dem Monat, in dem eine Einmalzahlung gewährt wird, kein laufendes Arbeitsentgelt, weil er zum Beispiel Krankengeld bezieht oder Elternzeit genommen hat, wird die Einmalzahlung dennoch diesem Monat zugeordnet. Die Feststellung der Beitragspflicht erfolgt ebenfalls nach dem zuvor beschriebenen Muster. Allerdings wird bei einer Einmalzahlung in Elternzeit oder beim Bezug von Krankengeld unter dem laufenden Gehalt nur das tatsächlich gezahlte Arbeitsentgelt berücksichtigt. Bei den Sozialversicherungstagen zählen nur die Kalendertage, an denen Beitragspflicht bestanden hat.

Da während eines unbezahlten Urlaubs Versicherungspflicht besteht, müssen hier die Sozialversicherungstage in voller Höhe berücksichtigt werden. Beim laufenden Gehalt werden jedoch nur die tatsächlich ausgezahlten Bezüge angerechnet.

Erhält ein Mitarbeiter, der den Betrieb verlassen hat, nachträglich noch eine Einmalzahlung, zum Beispiel eine Vergütung von nicht in Anspruch genommenem Urlaub, wird sie dem letzten Monat der Beschäftigung zugeordnet. Das Gleiche gilt, wenn die Einmalzahlung während einer Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses oder während eines unbezahlten Urlaubs, anfällt. Zur Feststellung der Sozialversicherungspflicht ermitteln Sie die anteiligen Bemessungsgrenzen bis einschließlich des letzten Monats, in dem der Mitarbeiter in Ihrem Betrieb gearbeitet hat.

Einmalzahlungen sind beitragsfrei,

  • wenn sie in dem Kalenderjahr, das auf das Ende des Arbeitsverhältnisses folgt, nach dem 31. März gezahlt werden oder
  • wenn sie bei Weiterbestehen des Beschäftigungsverhältnisses in einem Kalenderjahr gezahlt werden, in dem bis zum Zeitpunkt der Zahlung kein laufendes Arbeitsentgelt angefallen ist. Dies kann zum Beispiel Mitarbeiter betreffen, die Jugend- bzw. Bundesfreiwilligendienst leisten oder zum Zeitpunkt der Einmalzahlung eine Elternzeit genommen haben.

Für Einmalzahlungen, die im ersten Quartal eines Kalenderjahres ausgezahlt werden, gilt eine Besonderheit: Sie werden dem letzten Gehaltsmonat des vergangenen Jahres, in der Regel dem Monat Dezember, zugeordnet, wenn

  • im vergangenen Jahr bei demselben Arbeitgeber ein Beschäftigungsverhältnis bestanden hat und
  • wenn im aktuellen Kalenderjahr die Beitragsbemessungsgrenze zur Krankenversicherung überschritten wird.