Übersicht: Meldung zur Sozialversicherung und Meldefristen
Bei der Meldung zur Sozialversicherung muss man unterscheiden zwischen Anmeldungen, Abmeldungen, Änderungsmeldungen oder weiteren Formen. Je nachdem, um welche Art der Meldung es sich handelt, gelten unterschiedliche Fristen. Hier finden Sie eine Übersicht der Meldungen zur Sozialversicherung.
Die Einzugsstellen haben im Einvernehmen mit den Rentenversicherungsträgern festgestellt, dass die Kennzeichnung einer Mehrfachbeschäftigung im Meldeverfahren nicht zu einer Qualitätsverbesserung der Meldungen führt. Die Tatbestände können auch ohne diese Kennzeichnung eindeutig festgestellt werden. Insofern wurde das Kennzeichen zum 1. Januar 2021 aus dem Arbeitgeber-Meldeverfahren gestrichen.
Wann muss eine Meldung bei der Sozialversicherung erfolgen?
Wenn ein Mitarbeiter den Betrieb verlässt oder ein neuer Kollege hinzukommt, muss der Arbeitgeber dies bei der zuständigen Krankenkasse melden. Ebenso ist eine Meldung bei der Sozialversicherung fällig, wenn sich ein Beschäftigungsverhältnis ändert oder es beispielsweise von Elternzeit unterbrochen wird. Bei jeder Sozialversicherungsmeldung muss der Abgabegrund in Form von bestimmten Zahlenschlüsseln eingetragen werden.
Hinweis: Fällt der letzte Tag der Meldefrist auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, endet die Frist zur Abgabe der Meldung erst mit Ablauf des nächsten Werktages.
Neue Meldepflicht von Elternzeit
Um fehlende Informationen im Rahmen der Inanspruchnahme von Elternzeit bei den Krankenkassen zukünftig zu vermeiden, wird zum 1. Januar 2024 ein neues Meldeverfahren eingeführt.
Arbeitgeber haben ab diesem Zeitpunkt den Beginn und das Ende der Elternzeit über das DEÜV-Verfahren zu melden. Dabei gibt es folgende Besonderheiten zu beachten:
- Verpflichtung zur Meldung nur, wenn die Beschäftigung durch Wegfall des Anspruchs auf Entgelt mindestens einen Kalendermonat unterbrochen wird
- Sofern es sich bei dem Arbeitnehmer um ein freiwilliges Mitglied handelt, gilt diese Kalendermonatsfrist nicht. Damit wird sichergestellt, dass die Beitragsberechnung und der Beitragsbescheid auch bei Elternzeiten von weniger als einem Kalendermonat zeitnah geändert werden können.
- Privat krankenversicherte und geringfügig Beschäftigte sind von der Meldepflicht ausgenommen
Abgabegründe
Der Beginn der Elternzeit ist mit dem Abgabegrund 17 und das Ende mit dem Abgabegrund 37 zu melden.
Zur eindeutigen Identifizierung des betroffenen Arbeitnehmers sind die Versicherungsnummer, Name und Anschrift sowie das Aktenzeichen-Verursacher aus der zugrunde liegenden Beschäftigungsmeldung anzugeben.
Aufnahme einer Beschäftigung beim selben Arbeitgeber
Wird während der Elternzeit eine mehr als geringfügige Beschäftigung aufgenommen, ist das Ende der Elternzeit zu melden. Der anzugebende Meldezeitraum endet mit dem Tag vor Aufnahme der Beschäftigung. Sofern die Elternzeit auch nach Beendigung der Beschäftigung weiter besteht, ist erneut eine Beginn-Meldung abzugeben
Handelt es sich bei der Tätigkeit lediglich um eine geringfügige Beschäftigung, besteht keine Meldepflicht.
Krankenkassenwechsel
Bei einem Krankenkassenwechsel hat der Arbeitgeber die neue Krankenkasse über die Elternzeit zu informieren und eine Beginn-Meldung abzugeben.
Beendigung der Beschäftigung während der Elternzeit
Endet das sozialversicherungsrechtliche Beschäftigungsverhältnis während der Elternzeit, ist zusätzlich zur Abmeldung das Ende der Elternzeit mit dem Datum des Beschäftigungsendes zu melden.
Übergangsregelungen
Die neue Meldepflicht besteht erstmalig bei Elternzeiten, die ab dem 1. Januar 2024 beginnen. Sofern sich Arbeitnehmer zum Jahreswechsel bereits in Elternzeit befinden, ist zum Ende dieser Elternzeit keine Ende-Meldung abzugeben. Entsprechendes gilt auch bei Aufnahme einer mehr als geringfügigen Beschäftigung beim selben Arbeitgeber.
Versicherungsnummernachweis (Sozialversicherungsausweis)
Was ist ein Sozialversicherungsausweis?
Der Sozialversicherungsausweis (SV-Ausweis) enthält neben persönlichen Daten auch die (Sozial-) Versicherungsnummer. Diese Versicherungsnummer ist grundsätzlich unveränderbar und unter dieser Nummer wird das Versichertenkonto bei der Rentenversicherung geführt.
Zum 31. Dezember 2022 wurde der bisher bekannte Sozialversicherungsausweis abgeschafft und wird seither nicht mehr als Nachweis der Versicherungsnummer genutzt. Dadurch entfällt auch die Pflicht der Vorlage beim Arbeitgeber, stattdessen wird für die Arbeitgeber die bisher optionale elektronische Versicherungsnummernabfrage (Datensatz DSVV) verpflichtend.
Sollte der Beschäftigte noch keine Versicherungsnummer haben, wird diese von der Rentenversicherung neu vergeben. Hierüber erhält der Arbeitgeber dann eine Rückmeldung. Der Beschäftigte bekommt von der Rentenversicherung einen entsprechenden Versicherungsnummernachweis.
Anforderung und Meldung von Daten zur Neuanlage eines Arbeitgeberkontos
Krankenkassen fordern die für die Neuanlage eines Arbeitgeberkontos notwendigen Angaben seit 1. Januar 2023 maschinell bei den Arbeitgebern an. Für die elektronische Übermittlung der Daten ist der neue Datensatz DSAK (Datensatz Arbeitgeberkonto) seit 1. Juli 2023 für alle Arbeitgeber verpflichtend.
Im DSAK haben Arbeitgeber die Möglichkeit folgende Daten zu übermitteln:
- Grunddaten des Arbeitgebers
- Abweichende Korrespondenzanschrift
- Dienstleister
- Erklärung zur Teilnahme an der Umlage 1
- Erteilung eines SEPA-Mandats
Meldung von Saisonarbeitern
Als Saisonarbeiter kommen Arbeitnehmer, Selbstständige oder Erwerbslose für eine vorübergehende Beschäftigung nach Deutschland, um einer vorübergehenden Beschäftigung zum Beispiel in der Landwirtschaft nachzugehen. Arbeitnehmer können Ihre Krankenkasse frei wählen.
Bei der Beschäftigung von saisonal tätigen Arbeitnehmern müssen Arbeitgeber seit dem 1. Januar 2018 auf das geänderte Meldeverfahren für Saisonarbeitnehmer achten. Das Kennzeichen „Saisonarbeitnehmer“ ist bei der Anmeldung aufgrund des Beginns eines Beschäftigungsverhältnisses sowie der gleichzeitigen An- und Abmeldung (Abgabegründe 10 und 40) anzugeben.
Dieses Meldeverfahren betrifft ausdrücklich nur Saisonarbeitnehmer. Als solcher gilt nach der Legaldefinition im § 188 Abs. 4 Satz 5 SGB V, wer vorübergehend für eine versicherungspflichtige befristete Beschäftigung nach Deutschland kommt. Die Tätigkeit darf nur maximal acht Monate ausgeführt werden. Weitere Merkmale für eine saisonale Beschäftigung sind das jahreszeitliche Anfallen der Arbeit, deren jährliche Wiederkehr und der entsprechend erhöhter Arbeitskräftebedarf des Unternehmens.
Dadurch wird sichergestellt, dass die Krankenkassen erkennen, ob bei der Prüfung und Feststellung der obligatorischen Anschlussversicherung
- die Maßgaben nach § 188 Abs. 4 Satz 4 SGB V (Saisonarbeitnehmer – Beitragsmöglichkeit innerhalb von drei Monaten nach Ende der Beschäftigung mit Nachweis des Wohnsitzes/ständigen Aufenthaltes) oder
- die Maßgaben nach § 188 Abs. 4 Satz 1 SGB V (kein Saisonarbeitnehmer – Austrittsmöglichkeit mit Nachweis einer anderweitigen Krankenversicherung innerhalb von zwei Wochen nach Information durch die Krankenkasse)
Anwendung finden.
Die Krankenkassen sind bei der Anmeldung verpflichtet, den Arbeitnehmer über den Krankenversicherungsschutz nach Ablauf des Arbeitsverhältnisses zu informieren.
Stornierung und Neuanmeldung
Sollte die Angabe bei der Anmeldung fehlerhaft gewesen sein oder wurde sie vergessen, muss die Anmeldung storniert werden und mit dem Status „Saisonarbeitnehmer“ erneut erfolgen. Wenn sich der Status während der laufenden Beschäftigung ändert, ist die Anmeldung ebenfalls zu stornieren und das entsprechende Kennzeichen anzugeben. Es entfällt die Forderung nach der Angabe in allen Meldungen. Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, zu prüfen, ob der Arbeitnehmer nach dem Beschäftigungsende wieder in sein Heimatland zurückkehrt.
Meldung zur Sozialversicherung: Die IKK Südwest weiß Rat
Wenden Sie sich bei allgemeinen Fragen rund um die Meldung zur Sozialversicherung oder im Speziellen zum Meldeverfahren von Saisonarbeitnehmern an die erfahrenen Mitarbeiter der IKK Südwest – wir sind gerne für Sie da!
