Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale

Beschreibung des Verfahrens

Bereits mit dem Jahressteuergesetz 2008 wurde das Fundament für das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) gelegt. Mit dem Beitreibungsrichtlinie-Umsetzungsgesetz wird es nun dauerhaft in das Einkommensteuergesetz eingebaut und weiter veranschaulicht.

Seit dem Jahr 2011 haben die Gemeinden auf eine Ausstellung der Lohnsteuerkarten verzichtet. Die elektronische Lohnsteuerkarte ersetzt die bisherige Lohnsteuerkarte seit dem Jahr 2013 durch ein elektronisches Verfahren. Darüber hinaus liegt die Zuständigkeit für die Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale und deren Bereitstellung für den Abruf durch die Arbeitgeber bei den zuständigen Finanzämtern. Die erstmalig automatisiert gebildeten ELStAM wurden den Arbeitnehmern im IV. Quartal 2011 im Rahmen eines gesonderten Anschreibens ihres Finanzamts mitgeteilt. Ausgangspunkt sind die von den Meldebehörden an die Finanzverwaltung (Bundeszentralamt für Steuern) übermittelten melderechtlichen Daten, wie beispielsweise Familienstand oder Kinder.

Bei den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen handelt es sich um die Angaben, die bislang auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte standen. Dazu gehören unter anderem:

  • Steuerklasse
  • Faktor (bei Steuerklasse IV)
  • Kirchensteuermerkmal
  • Zahl der Kinderfreibeträge
  • Frei- und Hinzurechnungsbetrag (Freibeträge können für 2 Jahre gebildet werden)

Soweit die ELStAM auf melderechtlichen Eigenschaften beruhen, wird das Melderegister als führendes Register angesehen. Dies kann zu gewissen zeitlichen Verzögerungen führen, wenn beispielsweise erst eine Prüfung des Sachverhalts durchgeführt werden muss, wie bei der Anerkennung einer im Ausland geschlossenen Ehe. Grundsätzlich sollen aber alle melderechtlichen Daten tagesaktuell zur Verfügung stehen.

Die ELStAM werden für die Arbeitnehmer durch die Lohn- und Gehaltsabrechnung von Seiten des Arbeitgebers transparent. Die Finanzverwaltung stellt sie ihnen darüber hinaus auf Papier oder aber auch zur Einsichtnahme im ElsterOnline-Portal (www.elsteronline.de) bereit. Dazu ist eine Authentifizierung unter Verwendung der Steuer-Identifikationsnummer (IdNr.) notwendig.

Die Rolle der Arbeitnehmer

Eine separate Anfrage des Arbeitnehmers beim zuständigen Finanzamt für die (erstmalige) Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale ist grundsätzlich nicht erforderlich, im Hinblick auf ein künftiges Arbeitsverhältnis jedoch möglich.

Normalerweise wird die Bildung durch eine Anfrage des Arbeitgebers bei der Finanzverwaltung angestoßen. Dieser benötigt als Befugnis die IdNr., das Geburtsdatum sowie die Angabe, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis des Arbeitnehmers handelt. Bei mehreren Arbeitsverhältnissen sind die ELStAM für jede Beschäftigung extra zu bilden.

Ein steuermindernder Freibetrag, eine für den Beschäftigten ungünstigere Steuerklasse oder eine geringere Zahl von Kinderfreibeträgen bedarf auch weiterhin eines gesonderten Antrages des Beschäftigten. Anträge auf Lohnsteuerermäßigung sind unverändert nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck zu stellen und vom Arbeitnehmer zu unterschreiben. Die Frist für die Stellung des Antrags beginnt bereits am 1. Oktober des Vorjahres, für das der Freibetrag gelten soll. Sie endet wie bisher am 30. November des Kalenderjahres, in dem der Freibetrag gilt. Sie können auch individuelle Freibeträge beim Finanzamt beantragen, die zwei Jahre gültig sind.

Was der Arbeitgeber zu beachten hat

Erst nach einer Registrierung im ElsterOnline-Portal werden dem Arbeitgeber die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale für seine Arbeitnehmer bereitgestellt. Da eine Registrierung auch für das Übermitteln der Lohnsteuerbescheinigungen (ElsterLohn I) vorgeschrieben ist, ist es möglich, dass diese bereits besteht.

Veränderungen der ELStAM werden dem Arbeitgeber bzw. Steuerberater elektronisch zur Verfügung gestellt. Dieser ruft monatlich vor jeder Lohnabrechnung mittels der eingesetzten Entgeltabrechnungssoftware die Daten ab. Die Finanzverwaltung will besonders kleineren Arbeitgebern die Möglichkeit anbieten, sich für einen E-Mail-Mitteilungsservice anzumelden. Dieser weist die Empfänger dann gezielt auch auf Änderungen der Abzugsmerkmale hin. Damit geht die Initiative nicht mehr vom Arbeitgeber aus, sondern von der Finanzverwaltung.

Die ELStAM behalten ihre Gültigkeit

  • bis sie durch neue Abzugsmerkmale ersetzt werden,
  • bis sie durch Zeitablauf nicht mehr anzuwenden sind oder
  • bis das Arbeitsverhältnis endet.

Bei Ende eines Arbeitsverhältnisses muss sich der Arbeitgeber für den betreffenden Arbeitnehmer aus der ELStAM-Datenbank abmelden. Und weil ein neuer Arbeitgeber keine Kenntnis mehr darüber erlangt, ob Ausschlussfälle für den internen Lohnsteuerjahresausgleich vorliegen, darf dieser nur noch durchgeführt werden, wenn der Arbeitnehmer das gesamte Kalenderjahr beim selben Arbeitgeber beschäftigt war.