Datenaustausch bei Entgeltersatzleistungen
Daten zur Berechnung von Krankengeld, Kinderkrankengeld oder Mutterschaftsgeld (Entgeltersatzleistungen) übermitteln Arbeitgeber elektronisch an die Krankenkassen. Die elektronische Datenübermittlung ist auch erforderlich, wenn andere Sozialleistungsträger eine Entgeltersatzleistung erbringen (zum Beispiel Verletztengeld durch eine Berufsgenossenschaft oder Übergangsgeld durch den Rentenversicherungsträger).
Als Arbeitgeber können Sie übermitteln:
Die Verdienstbescheinigung zur Berechnung von Entgeltersatzleistungen und die Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen.
Anfordern können Sie:
- Informationen über Vorerkrankungszeiten
- Die Höhe der Entgeltersatzleistung
- Das Ende der Entgeltersatzleistungen
Datenaustauschverfahren Arbeitgeber und Krankenkasse
Für die Übermittlung der Daten ist der Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL) für die Arbeitgeber und Sozialversicherungsträger verpflichtend vorgeschrieben. Die Meldungen zu den Entgeltersatzleistungen sind daher ausschließlich im Verfahren DTA EEL – und nicht mehr in Papierform – zu übermitteln.
Übermittlungsverpflichtung der Arbeitgeber
Sind Beschäftigte für längere Zeit arbeitsunfähig, erhalten sie nach der Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber von ihrer Krankenkasse Krankengeld. Dies gilt ebenso, wenn Kinderkrankengeld oder Mutterschaftsgeld zu zahlen ist. Die Krankenkasse benötigt hierzu zeitnah die zur Berechnung der Entgeltersatzleistung notwendigen Daten, insbesondere Informationen über die Höhe des Arbeitsentgelts.
Sobald für einen Arbeitgeber ersichtlich ist, dass für weiterhin arbeitsunfähig erkrankte Beschäftigte der Entgeltfortzahlungsanspruch endet oder Krankengeld aufgrund der Erkrankung eines Kindes von der Krankenkasse zu zahlen ist, löst der Arbeitgeber einen Datensatz an die Krankenkasse aus. Er beinhaltet die für die Berechnung des Krankengelds notwendigen Daten.
Zahlt der Arbeitgeber während der Zeit, in der der oder die Beschäftigte Krankengeld erhält, einen Zuschuss zum Krankengeld oder gewährt er geldwerte Vorteile weiter, so hat er diese Information und notwendige Daten hierzu ebenfalls der Krankenkasse zu übermitteln.
Übermittlungsverpflichtung der Krankenkasse
Werden Beschäftigte arbeitsunfähig krank, zahlt der Arbeitgeber das Entgelt für sechs Wochen fort (mit Ausnahmen). Vorerkrankungen in den letzten sechs Monaten vor der Arbeitsunfähigkeit werden auf den Anspruch angerechnet, wenn die Krankheiten auf derselben Ursache beruhen. Zur Prüfung, ob die Krankheiten in einem ursächlichen Zusammenhang stehen, wendet sich der Arbeitgeber an die Krankenkasse des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin. Die Anfrage erfolgt über den Datenaustausch Entgeltersatzleistungen. Die notwendige Rückmeldung der Krankenkasse erfolgt ebenfalls maschinell.
Die Anfrage des Arbeitgebers darf allerdings nur dann erfolgen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit liegt ein Nachweis vor.
- In den letzten sechs Monaten vor Beginn der aktuellen Arbeitsunfähigkeit liegt mindestens eine bescheinigte Vorerkrankung.
Annahmestellen
Die Datenannahmestellen der gesetzlichen Krankenkassen fungieren bei dem Datenaustausch Entgeltersatzleistungen als Annahme- und Weiterleitungsstellen. Der Arbeitgeber übermittelt die Daten an die Datenannahmestelle der Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin gesetzlich krankenversichert ist. Sofern keine Mitgliedschaft bei einer gesetzlichen Krankenkasse besteht, zum Beispiel bei privat versicherten Beschäftigten, wird die Meldung nach Wahl des Arbeitgebers an eine Datenannahmestelle einer gesetzlichen Krankenkasse übermittelt.
Die Datenannahmestelle der Krankenkasse bestätigt dem Arbeitgeber die Datenlieferung und prüft die Daten auf Plausibilität. Der Arbeitgeber erhält eine Verarbeitungsbestätigung mit dem Ergebnis der Plausibilitätsprüfung. Eine positive Verarbeitungsmeldung ist verzichtbar, nicht aber die Rückmeldung einer negativen Verarbeitungsbestätigung.
Damit die Rückmeldungen der Krankenkasse, die ebenfalls über die Datenannahmestelle laufen und regelmäßig vom Arbeitgeber abzurufen sind, stets richtig adressiert sind, werden Veränderungen der Adressierung des Arbeitgebers der Datenannahmestelle über einen speziellen Abgabegrund gemeldet. So kann der Arbeitgeber während der Krankengeldzahlung an einen Beschäftigten oder an eine Beschäftigte relevante Angaben ändern, wie beispielsweise die Beauftragung eines Steuerbüros oder eines Lohnbüros.